"Die Bargeldnutzung in der österreichischen Unternehmenslandschaft stirbt aus"

Die Bargeldnutzung in der österreichischen Unternehmenslandschaft stirbt aus. Einer der Gründe: digitale Tools für das papierlose Handling. Diese machen die manuelle Administration von Belegen und Rechnungen vielerorts überflüssig. Bereits über 50 Prozent der österreichischen Unternehmen wagten bereits den Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung und setzten auf digitales Purchase to Pay und Order to Cash; also von der Bestellung eines Produkts bis zu dessen Bezahlung.

Allgemein ist die Akzeptanz (79 Prozent) wie Relevanz (71 Prozent) von Digitalisierungsprojekten im österreichischen Rechnungswesen gestiegen. Auch die Beteiligung der Mitarbeitenden an Digitalisierungsinitiativen ist mit 72 Prozent hoch. Auffällig: Jedes zweite Unternehmen gab in einer KPMG-Umfrage an, dass im Laufe der digitalen Umstellung die Innovationskraft im Rechnungswesen gesteigert wurde.

Österreichs Unternehmen haben sich somit einen Vorsprung im digitalen Wettrennen erarbeitet – und legen ein Tempo an den Tag, welches viele andere Länder nicht mitgehen können. Dafür reicht ein Blick auf den deutschen Nachbarn.

Österreich als Positivbeispiel

Zwar werden Buchhaltung und Rechnungswesen auch in Deutschland zunehmend digital(er); dennoch nutzten deutsche Unternehmen das große Digitalisierungspotential in der Buchhaltung noch immer nicht richtig aus. So ist beispielsweise bei der Standardisierung von Rechnungsprozessen sowie beim Management der Datenqualität Luft nach oben. Das hat Folgen: Die fehlende Digitalisierung von Belegen ist für 22 Prozent der CEOs eine Herausforderung.

Dazu gesellt sich der Fakt, dass sich in Österreich – anders als in Deutschland – Debitkarten zu einem etablierten Zahlungsmittel entwickelt haben. Debitkarten bieten viele Vorteile. Diese reichen von kontaktlosem Bezahlen über NFC-Technologie, Abhebungsfunktionen an Automaten, unkomplizierte Verwendung im E-Commerce bis zu weltweiter Akzeptanz. In gewisser Hinsicht verbinden sie Funktionen einer Bankautomatenkarte mit denen einer klassischen Kreditkarte und verringern somit die Notwendigkeit von Bargeld im Unternehmen.

Die Relevanz des papierlosen Rechnungswesens

Doch das papierlose Rechnungswesen ist nur der erste Schritt auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung. Denn ob digital oder Bar bezahlt, ist die Verarbeitung der Belege, Auslage und Buchungen des Pudels eigentlicher Kern.

Schließlich haben Finanzexpert:innen noch immer mit endlosen Rechnungsbergen und Ausdrucken der Spesenausgaben der Mitarbeiter:innen zu tun. Diese pflegen sie dann wahlweise in ihre Buchhaltungssoftware oder den Aktenschrank ein.
Ein Prozess, der Unmengen Zeit kostet – und ausgesprochen fehleranfällig ist. Ein Rechenfehler, ein fehlender Beleg, und schon sitzt der Fehler im Detail. Ein Phänomen, das vielen Finanzexpert:innen öfter als ihnen lieb ist, passiert.

Das dies nicht nur ein gefühltes Problem, sondern den Alltag vieler Buchhalter:innen behindert, zeigt eine aktuelle Umfrage des Fintech Pleo: Über die Hälfte der in Deutschland Befragten gab an, bereits unternehmensrelevante Quittungen oder Belege verloren zu haben. Eine automatisierte Lösung verhindert dies, da sie Belege automatisch speichert, verwaltet sowie bearbeitet. Die Zettelwirtschaft wird somit umgangen und das Managen von Rechnungen und Belegen über eine digitale und einfache Lösung abgedeckt.

Auch ein Blick auf den manuellen Rückerstattungsprozess offenbart immenses Optimierungspotential in Unternehmen: 30 Prozent der von Pleo befragten Unternehmen gaben an, dass sie im monatlichen Rhythmus zu spät die Spesenausgaben und -rechnungen vieler MitarbeiterInnen erhalten, auch wenn diese digital gespeichert sind. Dies wiederum hat einen negativen Einfluss auf die Arbeitsprozesse des Finance-Teams.

Nächster Schritt: Automatisierung

Um den Bogen zu spannen: Mittels des papierlosen Rechnungswesens ist der erste Schritt geschafft. Buchhalter:innen sparen eine Menge Zeit für die Erfassung von Rechnungen und Auslagen. Nun geht es darum, deren vollständige Bearbeitung zu automatisieren.

Hier zeigt sich der Vorteil von Automatisierungstools im Zusammenhang mit bargeldloser Bezahlung. Beispiel Firmenkarten für Mitarbeiter:innen: Bezahlvorgänge werden in Echtzeit mit der Ausgabensoftware synchronisiert, Ausgaben direkt ihrem tatsächlichen Ursprung zugeordnet. Das sorgt für Transparenz und erleichtert es Unternehmen Ausgaben nachzuvollziehen: Wer gibt wie viel wofür aus? Und wie verändern sich diese Ausgaben über ein ganzes Jahr betrachtet? Damit erstellen Finanzexpert:innen einfach monatliche Übersichten, erkennen Schwankungen und monatliche Verläufe.

Ein gutes digitales Fundament 

Die Vorteile automatisierter Rechnungslösungen liegen auf der Hand und das Geschäftsfeld um digitale Ausgabenlösungen boomt. Fintechs für das Ausgabenmanagement bieten Schnittstellen zwischen der Debitkarte und der externen Buchhaltungssoftware des Unternehmens an. Auch nicht zu verachten ist die Schnelligkeit bei der Kartenausstellung, die Unternehmen an Fintechs schätzen: innerhalb von 2-3 Tagen nach der Beantragung kann die Debitkarte von Unternehmen genutzt werden. Dadurch beschleunigen Fintechs diesen Prozess, der bei Hausbanken komplizierter ausfällt.

Kurzum: Die Digitalisierung ist nach wie vor ein relevanter Bestandteil der Unternehmensorganisation. Gerade im Rechnungswesen erleichtert eine automatisierte und digitalisierte Ausgabenlösung zahlreiche Prozesse, wie zeitintensives Sammeln und Aufbereiten von Daten ungemein. Österreich hat sich ein gutes digitales Fundament aufgebaut und setzt sich damit deutlich vom Nachbarn Deutschland ab. Österreichische Unternehmen müssen nun auf dem Weg zu einer gelungenen digitalen und prozessualen Transformation den nächsten Schritt gehen. Und dieser heißt Automatisierung.

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