"Wir können live und das besser als zuvor"

LEADERSNET: Die Eventbranche ist pandemiebedingt mehr als zwei Jahre lang weitgehend still gestanden. Was bringt das laufende Jahr?

Niklas Lenz: Wir sind sehr glücklich, dass es endlich wieder Präsenzveranstaltungen geben kann. Durch die Pandemie haben Veranstalter und Event-Agenturen auch gelernt, professioneller zu agieren. Neben höheren Hygienestandards setzt man in der Branche auch auf professionelles Einladungsmanagement und kundenfreundliche Einlasslösungen. Auch die Nachhaltigkeit spielt eine größere Rolle. Viele Veranstalter arbeiten ausschließlich mit digitalen Tickets und Einladungen.

LEADERSNET: Für Veranstaltenden wie auch Teilnehmenden von Business-Events stellen sich auch weitere Fragen rund um das Konzept und die Umsetzung des Events. Können wir eigentlich noch live?

Niklas Lenz: Gäste wie Veranstalter wollen die für sie wichtigen Events wieder mit allen Sinnen erleben. Also ja, wir können live und das besser als zuvor. Unternehmen und Dienstleister haben die eventfreie Zeit dazu genutzt, neue Konzepte zu erarbeiten und die Event-Planung und das Event-Marketing perfektioniert. Auch Teilnehmer, die nicht anreisen können, kommen künftig nicht zu kurz. Die wichtigsten Teile von Veranstaltungen werden heute zusätzlich als Stream angeboten.

LEADERSNET: Was können Veranstalter tun, um sich in der Eventsaison 2022 einen Vorsprung zu verschaffen und ihren Zielgruppen ein Erlebnis zu bieten, das in positiver Erinnerung bleibt?

Niklas Lenz: Auch für Events sollte es eine Customer Journey geben. Ein Event beginnt nicht erst mit den Begrüßungsworten an Tag X, sondern umfasst wie jede gut durchdachte Customer Journey eine Reihe an Schlüssel-Etappen. Angefangen mit einem professionellen Einladungsmanagement, über das zügige Einlassmanagement und die Servicierung vor Ort bis hin zur Nachbereitung mit Highlight-Fotos, Videos und Hinweisen auf nächste relevante Events. Schon die Informationen im Vorfeld müssen Lust auf die Veranstaltung machen. Eine zielgenaue Abfolge von wichtigen Informationen und Marketinginhalten bereitet den Boden dafür auf, breites Interesse für die Veranstaltung aufzubauen. Drip Marketing-Kampagnen bieten sich dabei als großartige Möglichkeit an, um mittels Website und E-Mail Newslettern nach und nach kleine Häppchen an Informationen über die Veranstaltung zu publizieren.
 
LEADERSNET: Jeder will noch schnell ein Event im Sommer machen. Wie schafft man es als Veranstalter in den Terminkalender? Wie sieht heutzutage professionelles Einladungsmanagement aus?

Niklas Lenz: Aufgrund der aktuellen Dichte an Live-Events kommt professionellem Einladungsmanagement eine noch höhere Bedeutung zu. Damit Sie sich den wertvollen Eintrag in die Terminkalender Ihrer Gäste sichern können, gilt es, schneller und besser zu sein. Der Reminder sollte versendet werden, sobald das Datum fixiert wurde – auch dann, wenn der Veranstaltungsort und Programmdetails noch nicht feststehen. Sichern Sie sich frühzeitig Interessenten, indem Sie gleich einen elektronischen Kalender-Termineintrag mitsenden. Auch die Einladung sollte zeitgerecht – im Idealfall ein bis zwei Monate im Voraus – übermittelt werden. Es ist ratsam, jenen Kontakten, die dann noch nicht reagieren, einige Wochen später nochmals einen Reminder zukommen zu lassen. Sobald Sie eine Zusage haben, sollte sofort automatisch eine E-Mail-Bestätigung mit elektronischem Ticket – z. B. in Form eines QR-Codes – und ersten Informationen zur Anreise sowie aktuell gültigen Corona-Sicherheitsmaßnahmen versendet werden.

LEADERSNET: Problem No-show: Vor der Pandemie hatten viele damit zu kämpfen und auch jetzt tritt dieses Problem vermehrt auf. Wie kann man dem Nicht-Erscheinen entgegenwirken?

Niklas Lenz: Ohne überzeugende CustomerJourney riskieren Veranstalter eine hohe No-Show-Rate, da auf das Event schlichtweg vergessen wird oder weil sich die Gäste nicht abgeholt fühlen. Hat eine Person zugesagt, ist die Arbeit noch längst nicht getan – je nach Typ der Veranstaltung sollte die Anmeldung immer noch als Interessensbekundung gewertet werden. Bis zum Event bleibt unklar, ob sich registrierte Gäste nicht zeitgleich bei mehreren Events angemeldet haben, um sich die Option auf die „beste Veranstaltung“ offen zu halten. Es gilt daher, die bestätigten Teilnehmer laufend mit Updates zur Veranstaltung zu versorgen und so weiterhin aktiv Marketing zu betreiben.  Kurz vor der Veranstaltung ist es besonders wichtig, nochmals mit Serviceinformationen zu punkten: Wie gestaltet sich die Anreise? Wo kann man parken? Wie ist der schnellste Weg zum Check-In? Gibt es kulinarische Versorgung?

LEADERSNET: Die Digitalisierung der Branche kann nicht mehr zurückgedreht werden. Wie ist das Verhältnis online zu offline und wie wird sich dieses entwickeln?

Niklas Lenz: Die Digitalisierung in der Planung, dem Marketing und der Abwicklung von Events ist heute unumgänglich. Schon die geltenden Datenschutzverordnungen zwingen dazu, auf eine sichere und serviceorientierte Online-Lösung umzusteigen. Ausgedruckte Gästelisten sind definitiv nicht mehr en vogue.

LEADERSNET: Lohnen sich hybride Events weiterhin? Man denke nur an die weltweite Vernetzung von Zielgruppen…

Niklas Lenz: Das hängt ganz stark vom Typ der Veranstaltung ab. Branchentreffs funktionieren nicht im Digitalen, bei Konferenzen ist das wieder ganz was anderes. Generell wird künftig gelten: Präsenz ist immer einem reinen Digital-Event vorzuziehen. Nur dort können ein persönlicher Austausch und Networking stattfinden. Der große Vorteil der hybriden Events ist, dass unsere Kunden weniger Veranstaltungen auslassen müssen, weil sie terminlich verhindert sind.

LEADERSNET: Welche kreativen Geschäftsmodelle sind durch die Pandemie entstanden und was wird kommen?

Niklas Lenz: Man hat sich im Live-Business viel vom E-Commerce abgeschaut. Ein Event-Ticket muss über alle Eingabegeräte einfach und mit wenigen Klicks bestell- und bezahlbar sein. Über innovative Zutrittssysteme können Auslastungsmessungen gemacht werden oder Besucherströme - zum Beispiel über die Event-App - in Echtzeit geleitet werden. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen wie Eventagenturen dazu effiziente und innovative Produkte an die Hand bekommen um sich wieder mehr dem Wesentlichen - dem Gast - widmen zu können.

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