teamgnesda, Berater für Bürokonzepte in Österreich und Süddeutschland, stellte den Office Report 2024, der in diesem Jahr mit einem noch umfangreicheren Datensatz aufwarten kann, vor.
Bürofläche und Mitarbeiter:innen
Die Studie, durchgeführt von März bis Mai 2024, untersuchte Unternehmen mit insgesamt über 3,1 Millionen Quadratmetern Büroflächen und 125.600 Mitarbeiter:innen in Deutschland und Österreich. Der in Zusammenarbeit mit dem Umfragepartner "pro m2" aus Düsseldorf erstellte Report beleuchtet aktuelle Trends in der Büro- und Arbeitswelt.
Flächenreduktion als nachhaltige und wirtschaftliche Notwendigkeit
Der aktuelle Report zeigt, dass Unternehmen vor der zwingenden Herausforderung stehen, Flächen effizient zu nutzen und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren. "Überraschenderweise ist trotz der aktuell wirtschaftlich schwierigen Zeit in Österreich ein Anstieg des Flächenverbrauchs pro Mitarbeiter:in feststellbar: die Fläche pro Mitarbeitenden stieg von 18,3 Quadratmeter auf 19,71 Quadratmeter. Dies widerspricht den wirtschaftlichen und ökologischen Zielsetzungen der Unternehmen. Österreichische Firmen benötigen im Schnitt sogar um 23 Prozent mehr Fläche pro Arbeitskraft als deutsche Unternehmen. Zudem sehen 77 Prozent der befragten Unternehmen Potenzial zur Flächenoptimierung. Innovative und flexible Lösungsansätze sind unerlässlich, um langfristig Kosteneinsparungen zu steigern. KI und Deep Learning können dabei helfen, komplexe Probleme optimiert zu bewältigen", sagt Oliver Bertram, CEO von teamgnesda.
Büroflächen, auch bei Sharing-Modellen, sind nie mehr als 80 Prozent ausgelastet, was ein ungenutztes Potenzial darstellt. "Ein Großteil der Büroflächen wird viel weniger als früher genutzt, die Anzahl der Schreibtische wird drastisch reduziert, teilweise auf nur 20 bis 30 Prozent der ursprünglichen Plätze. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich der Büroflächenbedarf linear reduziert. Flexible Umgebungen geben den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, individuell nach Bedarf verschiedene, besser geeignete Arbeitsumgebungen zu nutzen, die auf weniger Fläche, höhere Qualität und Funktionalität bieten", so Bertram.
Praxisbeispiele würden zeigen, dass sich Anpassungsmaßnahmen bereits innerhalb weniger Jahre rentieren und massive Einsparungen von Energie- und Betriebskosten bringen.
"Eine gut durchdachte Arbeitsumgebung ist nicht nur ein Magnet für talentierte Arbeitskräfte, Kreativität und Zusammenarbeit, sondern auch eine Visitenkarte des Unternehmens. Arbeitgeber:innen, die auf geteilte Arbeitsplätze setzen, erzielen eine größere Akzeptanz. Die Rutsche und das Bällebad haben ausgedient. Jetzt zählen funktionale und gut gestaltete soziale Räume," ergänzt Andreas Gnesda, Gründer von teamgnesda.
Intelligente (KI-)Raumbuchungstools
Was zum ersten Mal untersucht wurde, ist die Belegung an verschiedenen Wochentagen. "Die maximale Belegung der Arbeitsplätze liegt bei 75 Prozent. Der Mittwoch ist bei 47 Prozent der Unternehmen der präsenzstärkste Tag, der Dienstag ist mit 43 Prozent der zweitstärkste. Der Freitag ist bei 95 Prozent der Unternehmen der präsenzschwächste Tag der Arbeitswoche. Insgesamt spiegeln die Präsenzzahlen die Home-Office-Gewohnheiten deutlich wider und zeigen, dass es hier noch viel Potenzial gibt", so Andreas und ergänzt: "Notwendig ist ein skalierbares Betriebssystem, das Flexibilität erlaubt und mit einer Sharing-Ratio, Home-Bases, durchdachter HO-Policy mehr oder weniger Mitarbeitende an einem Standort erlaubt."
Hilfe sollen hierbei Raumbuchungstools bieten, um ungenutztes Potenzial umfassend und effizient zu nutzen. 66 Prozent der Unternehmen arbeiten mit einem System, bei dem über die Hälfte der Mitarbeiter:innen Arbeitsplätze im Sharing-Modell teilen. "Aktuell dominiert das starre und oft frustrierende ‚First-Come-First-Serve'-Prinzip bei der Vergabe von Arbeitsplätzen. Die Zukunft liegt jedoch in intelligenten (KI)-Reservierungstools. Das Tool "Deskpilot" beispielsweise nutzt KI-gestützt umfangreiche Gebäudedaten, Teamstrukturen und persönliche Präferenzen, um eine optimale Verteilung der Angestellten für den jeweiligen Arbeitstag zu erstellen", erläutert Bertram. Sie würden eine flexible Steuerung der Gebäudebelegung ermöglichen, sodass nur tatsächlich benötigte Räume gebucht werden.
New Work-Grad erhöht Produktivität
Ein weiterer Untersuchungsgegenstand waren die Auswirkungen von New Work auf Organisationen. Laut der Studie ist es evident, dass der Einsatz von New Work-Praktiken wesentlich zur Steigerung der Leistungsfähigkeit beiträgt. Unternehmen, die moderne Arbeitskonzepte umfassend integrieren, sind weitaus flexibler, agiler und produktiver. Auch funktioniert in diesen Unternehmen die kulturelle und generationsübergreifende Zusammenarbeit besser. Unternehmen mit einem geringem New Work-Grad benötigen zudem um 44 Prozent mehr Bürofläche.
Office - Home Office - Out of Office
Ein wichtiger Teil der Office Report 2024 Studie waren auch die verschiedenen Arbeitsmodelle, die flexibler als je zuvor sind und weit mehr als nur Arbeiten außerhalb des Büros bieten. Demnach ist Home- bzw. Remote Office nicht mehr Privileg, sondern die Norm geworden und wird fast vollständig umgesetzt. Nur 0,06 Prozent der befragten Belegschaft haben keine Möglichkeit dazu. Arbeiten von überall und Konzepte wie "Workation" (Arbeit am Urlaubsort) prägen die New-Work-Modelle.
"Unsere Untersuchung hat gezeigt, dass Unternehmen, die flexibel und individuell zugeschnittene Lösungen anbieten, eine höhere Mitarbeiter:innenzufriedenheit erreichen", so Bertram.
"Trotz der Flexibilität der Remote-Arbeit gibt es viele Gründe, warum Menschen wieder ins Büro zurückkehren möchten. Das Büro war lange ein Ort der sozialen Interaktion. Danach sehnen sich die Mitarbeiter:innen auch heute", erklärt Jasmina Rotermund, Senior Customer Relationship Management Consultant bei teamgnesda.
Aufholbedarf bei Erwerbstätigenquote älterer Mitarbeiter:innen
In Schweden liegt die Erwerbstätigenquote älterer Arbeitskräfte bei 77 Prozent und in Dänemark und Deutschland bei 72 Prozent. Hierzulande liegt sie bei 56 Prozent. Vor dem Hintergrund der steigenden Lebenserwartung stellt dieser Fakt Österreich vor große Herausforderungen. Denn Österreicher:innen verbringen knapp ein Drittel ihres Erwachsenenalters im Ruhestand.
Laut dem Report glauben 89 Prozent der Erwerbstätigen, dass neue Arbeitswelten die generationenübergreifende Zusammenarbeit fördern können. "Die effektive Zusammenarbeit verschiedener Generationen am Arbeitsplatz wird zunehmend wichtiger. Junge Mitarbeiter:innen können erheblich von den Erfahrungen älterer Kolleg:innen profitieren. Kultureller Zusammenhalt und Teilzeitmodelle können Anreize schaffen, um ältere Generationen länger in der Erwerbstätigkeit zu halten", so Gnesda.
70 Prozent der befragten Unternehmen sehen eine attraktive Arbeitswelt als wichtigen Faktor, damit Mitarbeiter:innen länger arbeiten.
LEADERSNET war bei der Präsentation. Einen Eindruck können Sie sich hier machen.
www.teamgnesda.com
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