LEADERSNET: COVID-19 hat in der Arbeitswelt starke Veränderungen ausgelöst. Was sind die markantesten Umbrüche?
Erlach: Das "new normal" wird nicht so sein wie früher, sondern eben fast für alle Unternehmen neu. Die Krise greift in jeden Bereich des Lebens ein. Ganz stark merken wir es bei der Arbeitswelt, wo sich Anforderungen und Erwartungen sehr gewandelt haben. Manche Unternehmen waren etwas besser vorbereitet, trotzdem wurde die Transformation nochmals stark beschleunigt. Für andere kam es zu einem kompletten Umbruch, zum Eintritt in etwas ganz Neues. Für uns, als Microsoft Österreich, war die komplette Umstellung auf Home-Office eine gewisse Herausforderung, obwohl die Idee selbst nichts Neues für uns war und wir auch kaum technische Hürden hatten.
LEADERSNET: Welche Rolle spielt das Mindset dabei?
Erlach: Der Schritt weg von der Präsenzarbeit an einem fixen Arbeitsplatz und die Erfahrung, dass flexiblere Arbeitszeiten sich positiv auf die Leistung auswirken kann, waren für viele Unternehmen die größten Veränderungen, auch betreffend des Mindsets. Mittlerweile wird dies aber gut angenommen und das Vertrauen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch abseits des Büros produktiv sind, wächst zunehmend – auch und insbesondere im Management.
Ich bin ein starker Verfechter der flexiblen Arbeitswelt und glaube auch, dass Vertrauen in die (Arbeits-)Leistung und auch Arbeitswilligkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas sehr Positives ist und einer modernen Unternehmenskultur zuträglich ist. Arbeit ist für mich eben nicht ein Ort, sondern die Erfüllung von Zielen und Aufgaben, unabhängig davon, wo dies stattfindet. In nun fast einem Jahr ohne Office habe ich aber auch viel gelernt. Dinge, die vielleicht selbstverständlich waren, werde ich in Zukunft noch mehr schätzen. Das Office als Raum der Kommunikation, des sozialen Lebens, der ungeplanten Ereignisse und als Rahmen für Stimmungen und emotionale Erlebnisse – das fehlt zunehmend und kann nur bedingt digital repliziert werden.
LEADERSNET: Gehören feste Arbeitszeiten und fixe Arbeitsplätze bald endgültig der Vergangenheit an?
Erlach: Genau das haben wir uns auch gefragt. Deswegen hat Microsoft zusammen mit EY die "Work.Reworked 2020"-Studie durchgeführt und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte aus ganz Europa befragt, wie die "neue" Normalität im Moment für sie aussieht und wie sie die Zukunft sehen.
Es stellte sich heraus, dass die Pandemie nicht nur Arbeitsweisen verändert hat, sondern auch die Erwartungen der Menschen an ihren Arbeitsplatz. Sie wünschen sich mehr Flexibilität, denn viele haben gemerkt, dass sie im Homeoffice mehr Zeit für ihre Familie oder Hobbies haben. In Zukunft werden also sowohl Arbeitszeiten als auch der Arbeitsort deutlich flexibler sein. Hybrides Arbeiten ist die nächste Phase, die uns erwartet. Denn ganz hat das Büro als Dreh- und Angelpunkt natürlich nicht ausgedient.
In der Vergangenheit waren viele Events und Tätigkeiten an örtliche Gegebenheiten gebunden – denken Sie an Innovationscenter oder organisatorische Abteilungen, welche auch räumlich abgebildet waren. Davon werden wir uns – in einer hybriden Welt – zunehmend lösen. Ich glaube, dass die Büros der Zukunft viel mehr Räume der Kommunikation und der sozialen Interaktion sein werden, sowie für Arbeiten und Themenstellungen mit starkem kollaborativen Charakter. Isolierte Aufgaben erledigen und ungestörtes Arbeiten funktionieren zu Hause meist besser.
LEADERSNET: Homeoffice, Testen, etc.: Welche Maßnahmen setzen Sie aktuell in ihrem Unternehmen?
Erlach: Wir leben das "neue Arbeiten" ja bereits lange, allerdings nicht in dieser Ausprägung – nahezu ausschließlich Remote Work und ohne “Office-Homebase”. Unsere oberste Priorität bleibt in diesen Zeiten immer die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Wiener Standort arbeiten wir zum Beispiel mit der Book Your Seat-App, wo ein Platz im Büro gebucht werden kann. Es werden nur eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätze freigegeben, um sicherzustellen, dass sich nie mehr Personen als erlaubt im Bürogebäude aufhalten.
Nicht nur die strenge Corona-Policy unseres Unternehmens hat dazu geführt. Auch der Umbau unseres Büros nach modernsten Standards und Ideen verhindert derzeit eine wirkliche Nutzung.
LEADERSNET: Werden hybride Arbeitsmodelle den Alltag bestimmen?
Erlach: Zunächst ist es einmal wichtig, hybrides Arbeiten zu definieren. Schließlich ist Arbeit wie bereits erwähnt vielmehr das was man tut, als ein Ort wo man hingeht. So gesehen, kann das Büro überall sein, in einem physischen, analogen oder einem virtuellen, digitalen Raum. Damit ist auch schon klar: hybrides Arbeiten bestimmt bereits den Arbeitsalltag. Eine Entwicklung, die sicher durch die Krise vorangetrieben wurde, aber bereits davor im Gange war. Mittlerweile sind nur viel mehr Unternehmen auf den Zug aufgesprungen. Beispielsweise hatten nur 14 Prozent der Unternehmen eine flexible Arbeitspolitik im Jahr 2019, ein Jahr später, post-COVID – zur Zeit der Befragungen für unsere Work.Reworked 2020 Studie – waren es bereits 68 Prozent.
LEADERSNET: Welche Lösungen bieten Sie Unternehmen an?
Erlach: Wir haben schon länger Erfahrungen mit hybridem Arbeiten, womit uns der Umstieg vergleichsweise einfach fiel. Wir sehen es als unsere Aufgabe andere Unternehmen dabei unterstützen und unsere Erfahrungswerte zu teilen.
Wir merken in Gesprächen mit Partnern, dass das Interesse aber auch die Akzeptanz und Verständnis für den Mehrwert von Cloud-Lösungen bei den Unternehmen steigt. Sie haben gelernt, dass Plattformen wie Microsoft Azure und SharePoint eine sichere Umgebung bieten, um effizient und gemeinsam an Projekten weiterzuarbeiten. Damit stellt die räumliche Trennung heutzutage kein Hindernis mehr dar, um den Geschäftsbetrieb trotzdem aufrecht zu erhalten. Das betrifft nicht nur das klassische Büro – im Vorjahr hat zum Beispiel der Oberösterreichische Landesfeuerwehrverband Teams genutzt, um Einsätze während der Pandemie virtuell zu planen.
LEADERSNET: Wie steht es um die Usability?
Erlach: Viele Faktoren, dazu zählt neben Sicherheit und Mobilität auch die User-Experience, unterstreichen, dass die Zukunft des modernen Arbeitsplatzes ganz klar in der Cloud liegt. Ich sehe bei vielen Kunden Probleme wegen Daten- und Informationsexplosionen, aber auch wegen der Vielzahl an Kanälen. Wir wissen aus Studien, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich nur mit dem Suchen von Dokumenten verbringen. Viele können die große Anzahl an Informationen aus verschiedensten Quellen nicht mehr verarbeiten, weswegen wir ein zunehmendes Bedürfnis von Entlastungsphasen bei den Mitarbeitenden – im Sinne von Digital Detox – wahrnehmen.
Wir arbeiten nicht mehr nur an reiner Produktivität, sondern an einer besseren Nutzererfahrung in einer zunehmend digitalen Welt – wir sprechen von "Employee Wellbeeing", also das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ich persönlich finde diesen Ansatz sehr spannend und glaube an diese Notwendigkeit. Wenn man bei einem voll digitalen Unternehmen wie Microsoft arbeitet, dann erlebt man bereits heute die zukünftige Arbeitswelt vieler Menschen, wie sie in zwei bis fünf Jahren aussehen wird. Hier wollen wir mit Technologie helfen eine "menschliche Arbeitswelt" zu erhalten bzw. zu schaffen.
LEADERSNET: In welchen Bereichen konnten Sie die größte Nachfrage verzeichnen?
Erlach: Je nach Bedarf und Bereich, sind es natürlich unterschiedliche Lösungen, die gefragt sind. Was wir sehen und auch im täglichen Austausch mit Partnern und Kunden hören, ist, dass Teams bereits ein wichtiges Tool für viele im Homeoffice und Home Schooling geworden ist. Im Oktober letzten Jahres hatte Teams 115 Millionen tägliche Nutzerinnen und Nutzer. Zum Vergleich: Im März 2020 waren es noch 44 Millionen, im April waren es 75 Millionen.
Kollaborationslösungen, wie Microsoft Teams, erlauben Menschen und Organisationen in allen Branchen agil und widerstandsfähig zu bleiben, auch wenn wir in unsicheren Zeiten leben. Damit diese Tools aber auch optimal genutzt werden können, haben wir gleich zu Anfang die digitale Sprechstunde – kostenlose Webinare von Lehrkräften für Lehrkräfte zur Nutzung von Microsoft Teams als virtuelles Klassenzimmer – ins Leben gerufen. Dieses Angebot fand großen Anklang, die Teilnehmerzahlen zeigen klar, wie engagiert Österreichs Lehrerinnen und Lehrer sind. Das ist ein großer Sprung, den ich auch hautnah miterlebt habe. Meine Tochter Helena chattet mich untertags aus dem Homeschooling über Teams an, wenn Sie Fragen hat. Schön zu sehen, dass die Kinder – und Lehrkräfte – zunehmend besser mit Technologie umgehen lernen. Hoffentlich bleibt das auch so nach der Pandemie. Danke an alle Lehrerinnen und Lehrer, welche mit großem Einsatz und viel positivem Spirit in diese, für sie oft neue Welt, eingetreten sind.
LEADERSNET: Wirkt sich Corona wirtschaftlich positiv auf ihr Unternehmen aus? Können Sie uns Zahlen nennen?
Erlach: Wir sehen uns vielmehr als Teil der Lösung und in der Rolle als "digitale Ersthelfer". Unsere Zielsetzung, unseren Kunden und Partnern dabei zu helfen ihr volles Potenzial auszuschöpfen, hat neue Dimensionen gewonnen. Es wurde rasch klar, dass Technologie dabei helfen kann, die Auswirkungen der Pandemie zu verringern. Wir sehen es als unsere Verantwortung, Menschen und Organisationen die nötigen Ressourcen zugänglich zu machen, damit wir alle die Krise so gut wie möglich überstehen. Beispielsweise haben wir mit besonderen Lizenzen Microsoft Teams und Office 365 kostenlos zur Verfügung gestellt, um den Umstieg ins Homeoffice für KMU unbürokratisch zu erleichtern.
Diese Krise hat auch gezeigt, welche Kraft und welcher Nutzen in einer professionellen Cloud liegen kann. Ohne diese Technologie hätten wir niemals, in dieser kurzen Zeit, unserer Services vielen Menschen, Kunden, Lehrkräften, Kindern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Organisationen zur Verfügung stellen können. Stellen Sie sich vor, eine solche Pandemie wäre vor zehn bis 15 Jahren aufgetreten – ein sehr fordernder Gedanke.
LEADERSNET: Wie stehen Führungskräfte und Arbeitnehmer zu einer Zukunft mit mehr Flexibilität?
Erlach: Auch Führungskräfte sehen die Zukunft der Arbeit als hybrid und verbinden damit viele Vorteile, auch in Hinblick auf Mitarbeiterbindung. Natürlich sahen sich viele auch mit neuen Anforderungen konfrontiert. Weil die Umstellung so abrupt kam, fühlten sich zum Beispiel 61 Prozent der Führungskräfte nicht ausreichend vorbereitet, ein virtuelles Team zu führen. Durch die verschiedenen Bedürfnisse und Ängste von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – sei es beruflich oder privat – wird die Führung zur Königsdisziplin. Das erfordert von Führungskräften neue Fähigkeiten und dazu müssen sie richtig geschult werden.
Das Herzstück hier ist die Unternehmenskultur, die eine flexible Arbeitsweise unterstützt und fördert. Dazu zählt auch die Möglichkeit, sich weiterzubilden, um die Fähigkeiten an den neuen Anforderungen anzupassen.
LEADERSNET: Gibt es noch Unternehmen, die solchen Lösungen völlig ablehnend gegenüberstehen?
Erlach: Die Pandemie kam für uns alle überraschend und viele Unternehmen waren verständlicherweise überfordert. Aber wir sehen auch, dass es hier zu einem Umdenken gekommen ist. Vor zwei Jahren spielten in nur etwas mehr als der Hälfte aller Betriebe digitale Technologien eine Rolle – mittlerweile sind es mehr als dreiviertel. Es sehen inzwischen auch fast alle Unternehmen Bedarf an mehr Digitalisierungsmaßnahmen. Gerade Großunternehmen setzen vermehrt auf digitale Technologien. Kleine Unternehmen hinken noch etwas hinterher, was wahrscheinlich mit ein Grund ist, warum sie der Digitalisierung oft etwas skeptischer gegenüberstehen. Was jedoch alle gemeinsam haben, ist der Bedarf nach geeigneten Fachkräften. Wie so oft muss das ganze Bild betrachtet und nicht nur an einzelne Schrauben gedreht werden. Es sind viele Zahnräder, die ineinandergreifen um anschließend einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
LEADERSNET: Gibt es immer noch Personen, die glauben, dass alles wieder wie früher wird?
Erlach: Aber ja, einzelne Unternehmen – und Führungskräfte – glauben noch an eine Rückkehr zum komplett alten Modell nach Corona. Ich glaube, dass diese Unternehmen und Managerinnen und Manager sich zunehmenden mit Herausforderungen konfrontiert sehen werden. Der "War of Talents" wird nicht weniger und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen moderne Unternehmenskulturen. Der Raum für flexibleres Arbeiten ist zum Bedürfnis von sehr vielen Leistungsträgerinnen und Leistungsträgern geworden.
LEADERSNET: Welche Bedeutung wird das Büro und der Arbeitsplatz künftig haben?
Erlach: Wir werden das Büro immer brauchen, somit verliert es seinen Wert nicht, er verändert sich nur. In Zukunft werden wir ins Büro fahren für Brainstormings, sozialen Austausch, um zusammenzuarbeiten oder einfach für das gemeinsame Mittagessen – wie bereits erwähnt. Das zeigt auch unsere Studie: Durchschnittlich wollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nur ein Drittel ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros verbringen. Die Mischung macht es aus.
Ich habe auch gelernt, wie wichtig das private Umfeld der Mitarbeiter hier ist. Lebt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zum Beispiel allein, steigt das Bedürfnis nach sozialer Interaktion im Büro meist an.
LEADERSNET: Kann möglicherweise mit Remote-Working eine höhere Produktivität erzielt werden? Gibt es hierzu schon Zahlen?
Erlach: In der Vergangenheit hat so mancher Arbeitgeber bezweifelt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch außerhalb des Büros die gewünschte Leistung bringen können. Tatsächlich konnten 82 Prozent der Führungskräfte in unserer Umfrage eine gleiche oder sogar höhere Produktivität mit Remote-Arbeit beobachten. Doch Produktivität ist die eine Sache, an der Innovations-Front sieht es schon ganz anders aus. In Zeiten wie diesen ist es besonders schwer, Innovation zu fördern. Nur 40 Prozent der Führungskräfte denken, dass ihr Unternehmen innovativ sei – im Gegensatz zu 56 Prozent letztes Jahr. 95 Prozent sehen es als höchste Priorität, sich flexibler und innovativer aufzustellen.
LEADERSNET: Können so auch Einspareffekte genutzt werden?
Erlach: Da Kostenpunkte für Bürofläche oder Dienstreisen wegfielen, konnten hier natürlich viele Unternehmen Kostenvorteile beobachten. Mehr als die Hälfte der befragten Führungskräfte erwarten Ersparnisse im Zusammenhang mit hybriden Arbeitsmodellen.
Viele Entscheiderinnen und Entscheider in Unternehmen sprechen mich derzeit an und fragen "Was empfehlen Sie für mein Unternehmen?" Meine Antwort ist meist "es gibt kein Copy & Paste" für die Arbeitswelt der Zukunft von Unternehmen. Warum? Die Entscheidung für den richtigen Mix und das Modell ist grundsätzlich stark abhängig vom Geschäftsmodell, der Art der Tätigkeiten, der Unternehmenskultur, der technischen Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Diversität etc. Technologie ist hier nur Enabler, der vieles möglich macht.
Führungskräfte sollten sich mit dem Thema Zukunft der Arbeit beschäftigen, weil sie diese (er)schaffen. Wir haben das in unserem Leadership-Team in Österreich mit Leidenschaft getan, und bauen viele Erkenntnisse in unsere neue Welt der Arbeit und unser Office mit ein.
LEADERSNET: Ist mit der Abwesenheit vom Arbeitsplatz auch ein Verlust an Unternehmenskultur spürbar? Was kann man dagegen tun?
Erlach: Es ist auf jeden Fall so, dass die Unternehmenskultur noch wichtiger wird, um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen. Das ist aber oft leichter gesagt als getan, denn viele Führungskräfte wissen noch nicht ganz, wie sie die Unternehmenskultur erhalten können. Unsere Studie hat gezeigt, dass die Belegschaft von innovativeren Unternehmen glücklicher ist. Um innovativ zu arbeiten, braucht es ein gut eingespieltes Team und das Gefühl von Verbundenheit.
Führungskräfte können aktiv dazu beitragen, diese Rahmenbedingungen zu schaffen. Dabei gibt es drei wichtige Punkte: Erstens sollten Mitarbeitende eigene Entscheidungen treffen und auch Fehler machen dürfen, ohne negative Konsequenzen erwarten zu müssen. Zweitens sollten Vorgesetzte den offenen Dialog mit der Belegschaft suchen. Drittens ist es besonders in diesen Zeiten wichtig, die Work/Life Balance aktiv zu unterstützen. Es gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kinder im Home Schooling haben und andere, die zuhause nie eine Pause machen, weil die Arbeitszeit nicht durch den Arbeitsweg begrenzt ist. Hier als Führungskraft auf die richtige Balance zu achten, ist für die Mitarbeiterzufriedenheit essenziell.
Unsere Studien zeigen, dass Produktivität nicht das große Thema ist – im Gegenteil. Auf Kollaborations- und Innovationskultur muss aber explizit mehr geachtet werden. Und ja, nicht alles geht digital perfekt – und auch wenn wir die Technologie ständig weiterentwickeln, wird Wertschätzung auch sehr stark durch persönliche Begegnungen vermittelt.
LEADERSNET: Sind in einer neuen Arbeitswelt auch neue Arbeitsmethoden und Fähigkeiten erforderlich?
Erlach: Die Digitalisierung entwickelt sich ständig weiter und wir müssen versuchen, mitzuhalten. Das geht nur mit guter Aus- und Weiterbildung – und zwar in den richtigen Bereichen. Hard Skills wie Data Science oder Ingenieurwesen sind eine Sache, aber auch Soft Skills wie Innovation und Zusammenarbeit sind unerlässlich.
Dieser Gedanke gilt aber, wie bereits erwähnt, nicht nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für Führungskräfte. Die Belegschaft im Homeoffice zu unterstützen und motivieren erfordert neue Fähigkeiten. Und eben nicht nur dabei, die Produktivität zu steigern, sondern auch neue Ideen zu entwickeln und umzusetzen. Grundsätzlich gilt, man lernt nie aus.
LEADERSNET: Wie wird die neue Arbeitswelt konkret aussehen?
Erlach: Der Wandel der Arbeitswelt wird auch nach der Pandemie weitergehen. Die neuen Formen der Arbeit, die wir momentan sehen, können noch vielfältiger und flexibler werden. Es werden Möglichkeiten entstehen, die wir uns jetzt noch nicht einmal ausmalen können. Normen aufzustellen wäre der falsche Weg. Wir sollten hinterfragen, was noch möglich sein kann und neuen Ideen und Innovationen offen gegenüberstehen.
Wir arbeiten an spannenden Konzepten. Die nächsten Monate werden einen außergewöhnlichen Innovationsschub bringen – basierend auf den Erfahrungen aus der Pandemie. Wir haben viel von unseren Kunden gelernt, viel Feedback eingebaut – aber auch revolutionäre Ansätze gefunden. Zum Beispiel bauen wir künftig auch Meditationskomponenten in unserer Teams-Anwendung ein – für die kurze Entspannungspause zwischendurch.
Die Nutzererfahrung in hybriden Meetings – also Besprechungen wo einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer online, einige an einem physischen Ort teilnehmen– wird stark verbessert werden. Die Hologramm-Technologie hat starkes Potential und wird uns bei vielen digitalen Herausforderungen in der nahen Zukunft noch intensiver und intuitiver begleiten. Während und nach Corona lernen wir alle viel Neues dazu und müssen schnell auf neue Bedingungen reagieren. Aber wer die wirklichen Bedürfnisse sowohl von Menschen als auch von Organisationen und Unternehmen sieht, der vermag vielleicht auch den Weg in die Zukunft zu sehen. Und Cloud-Technologie ist die verbindende Brücke auf diesem Weg.
LEADERSNET: Welche Visionen sehen Sie persönlich?
Erlach: Ich persönlich glaube an eine Chance der Verbesserung und ich mag den Gedanken, dass die emotionalen und kreativen Fähigkeiten von Menschen in Zukunft einen noch wichtigeren Stellenwert einnehmen werden. Und jeder Technologieschub hat bisher am Ende in Summe mehr Arbeitsplätze geschaffen, auch wenn sich viele Routinetätigkeiten damit erledigt hatten. Es gibt viele Forscherinnen und Forscher, die die Zukunft der Arbeit beschreiben. Es gibt unterschiedliche Aussagen und Hypothesen. Aber wie unsere Arbeitswelt in zehn Jahren aussehen wird, weiß heute wahrscheinlich niemand genau. (jw)
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